Las reuniones que se tienen porque sí, por rutina, son un desperdicio de tiempo, aumentan el cansancio y erosionan las relaciones. Para apoyar a los equipos y conseguir mejores resultados, los jefes deberían hacerse cuatro preguntas antes de convocar una reunión: ¿Por qué la convoco? ¿Qué temas deben tratarse? ¿Quién tiene que estar en ella? ¿Y qué puedes hacer para que haya un debate enriquecedor? A menudo, es fácil responder a las primeras tres preguntas. Pero la última cuesta un poco más.
En ocasiones, la gente llega a las reuniones sin saber para qué ni porqué y ese esfuerzo organizativo resulta en vano. Los líderes deben cumplir un rol motivador y convocante, promoviendo dinámicas, visión de trabajo en equipo y sobre todo, generando la sensación de avanzar hacia un objetivo común que vale la pena porque tiene un propósito.
Al promover una reunión, ayuda considerar los siguientes elementos: debe generarse un espacio de confianza que invite a la participación, donde todos los participantes se perciban reconocidos. Da vida al propósito: anuncia y explica el propósito de la convocatoria, de modo que todos comprendan por qué están allí y qué se espera conseguir. Alienta a los participantes a una comunicación asertiva, sintética y alineada al objetivo de la reunión. Haz un avance: al momento de exponer el trabajo, conviene repasar el orden del día, dejando claro cómo prefieres que contribuya cada participante. Haz una pausa para responder a las preguntas y las dudas, y ajusta el orden del día, según sea necesario.
Y ten presente, si no hay trabajo real que hacer, ¡no convoques!
Fuente: Ideas PwC
Por Cecilia Rodríguez, gerente de Selección de Personal de PwC Uruguay