Cuando teletrabajar ya no es una opción (recomendaciones para adaptarse mejor)

Desde contar con un espacio físico apropiado, cuidando la ergonomía y las distracciones, armarse una rutina adecuada y mantener el espíritu de equipo: estas son solo algunas de las recomendaciones ante la llegada del Covid-19 y la necesidad inminente de reorganizar el trabajo. 

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Gonzalo Icasuriaga, del equipo de Estrategia y Capital Humano de CPA Ferrere nos da algunas recomendaciones:

 “Gran parte de las organizaciones estamos en estos días instrumentando el Teletrabajo desde la casa (Home Office) en línea con las recomendaciones sanitarias para reducir la exposición y contagio al virus. La realidad está demostrando que un número importante de empresas ya estaban preparadas desde el punto de vista tecnológico mientras que otras se han tenido que poner a tiro o están en camino de hacerlo en estas horas.

El objetivo de este artículo es aportar una mirada al Teletrabajo, desde la perspectiva del cambio organizacional que plantea y compartir algunas recomendaciones básicas al respecto.

Desde una perspectiva de Management, más allá de la eventual dificultad de instrumentación tecnológica, el verdadero desafío asociado al Teletrabajo es que representa una nueva forma de organizar el trabajo. Esto, para algunas organizaciones representa todo un cambio cultural, que trastoca hábitos arraigados de coordinación del trabajo en los equipos, los mecanismos de delegación, el control del desempeño de las personas y los estilos de liderazgo, entre otros. Dicho en otras palabras, la forma en que se instrumente el teletrabajo hará la diferencia en la productividad y desempeño futuro de los colaboradores que “teletrabajen” y de quienes los “telesupervisan” y por ende en los equipos y la empresa en su conjunto.

De hecho, hace 3 años, cuando lanzamos desde CPA Ferrere, un servicio de acompañamiento a empresas para instrumentar teletrabajo, sugerimos realizar una implementación gradual, controlada, que avance por grupos piloto y con una política detallada, escrita, previo análisis de factibilidad, para iniciar la experiencia con las personas, puestos y actividades correctas, y comenzando el teletrabajo por uno o dos días por semana, con un proceso de seguimiento y acompañamiento durante 3 meses, para aprender y calibrar ajustes antes de expandirse.

Con la crisis sanitaria que estamos enfrentando, el gradualismo ya no es una opción. La consigna es Teletrabajo para “casi” todos, todos los días de la semana.

Resumimos a continuación algunas claves y desafíos sobre los que se sugiere poner atención. Para el teletrabajador en su casa:·        

Generar un espacio físico apropiado: antes del covid-19, la recomendación era que él mismo debía ser preferentemente exclusivo, con condiciones apropiadas a nivel de sonoridad, privacidad, iluminación, conectividad, ergonomía. Evitar trabajar en el dormitorio, en la cocina, o en ambientes en los que es más fácil distraerse. Con toda la familia en casa, la recomendación sigue vigente, pero será necesario apelar a la creatividad y organización interna para lograrlo. Asignar espacios a cada integrante o reglas de funcionamiento en ambientes compartidos, como sucede en un ambiente open-office presencial.

·         Establecer una rutina: en término de horarios y descansos, para evitar el riesgo de estar sobreconectado o de desconectarse demasiado seguido. 

·         Planificar el día, para tener un foco y evitar distracciones: objetivos a lograr, tareas o gestiones relevantes a finalizar. Si son medibles, llevar registros con indicadores cuantitativos para poder monitorear productividad (horas por proyecto, clientes atendidos, ventas cerradas, etc)

·         Acotar distracciones y reorganizar tareas domésticas: en condiciones normales (sin coronavirus) la recomendación era muy clara: teletrabajar es incompatible con una tarea de cuidado que requiere atención y dedicación casi permanente en el hogar.  En el nuevo escenario, con toda la familia en casa y eventual ausencia de servicio doméstico, se hace necesario organizar y coordinar las tareas domésticas. Esto implicará ponerle horarios y distribuir tareas entre los distintos integrantes, para poder  compatibilizar las mismas con la jornada de teletrabajo acordada en cada caso.

·         Mantenerse en contacto: con el jefe, equipo y empresa: no sólo por razones de coordinación del trabajo sino también para mantener vivo el sentido de pertenencia.

·         Mantener contacto con clientes: cada colaborador que mantiene contacto directo con clientes deberá asegurarse que los canales de comunicación habituales están activos y vigentes o deberá redefinir y entablar nuevos mecanismos, tomando la iniciativa.

Para el líder del equipo:

Para algunos, cambia el modelo de gerenciamiento: se pasa de una gestión por tareas, de supervisión presencial, visual, a una gestión por cumplimiento de objetivos y resultados. Los jefes que basan su influencia en imponer su presencia y controlar tarea a tarea, estarán en problemas!.

Mapear el equipo, persona a persona, para asegurar que cada uno tenga una asignación clara de trabajo a realizar y cuente con toda la logística y entorno adecuado, dadas las políticas y herramientas definidas.

Revisar y adecuar los mecanismos de coordinación y los puntos de control del trabajo: definir encuentros virtuales con supervisores y/o jefaturas intermedias para realizar seguimiento del trabajo de los distintos equipos y para que cada uno de estos jefes intermedios haga lo propio con sus respectivos equipos. Cada colaborador debiera tener al menos un contacto diario con su supervisor, durante la primera semana. Luego se irá ajustando la frecuencia.

La buena noticia es que muchas empresas ya lo venían haciendo y han logrado implementar exitosamente el teletrabajo, mejorando su productividad, la experiencia del colaborador y generando impactos positivos en la sociedad. Si se hace bien todos ganan. Quizás sea una de esas lecciones positivas que recordemos nos dejó el covid-19”.

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