... ¿Qué herramienta usa hoy la mayoría para comunicarse en un equipo? Sin lugar a dudas, el e-mail es lo más utilizado, y si nos ponemos a pensar, el mail es una representación online de las cartas. Claro que los servicios han ido evolucionando y hoy agrupan las conversaciones (si es que se sigue la misma conversación por la misma cadena de mails…), nos permiten marcar correos especiales, y agruparlos en carpetas. Pero eso lo podíamos hacer con las cartas también, ¿no?
Hoy en día podemos aprovechar herramientas online gratuitas para organizarnos mejor, y además comunicarnos con un equipo de trabajo o estudio, aumentando la productividad y disminuyendo el tiempo invertido. Lejos de ser traducciones literales de herramientas offline, estas apps se crearon con la lógica de internet y tienen todos sus beneficios:
• son ubicuas: se pueden usar en cualquier lado, desde cualquier dispositivo conectado a internet.
• son colaborativas: varias personas pueden trabajar en lo mismo al mismo tiempo, compartiendo archivos e información.
• son sociales: hay espacios de conversación más o menos privados según la preferencia.
• son seguras: al margen de la seguridad que garantice cada plataforma (y la contraseña elegida para la cuenta), permiten guardar en la nube nuestro trabajo, por lo que no dependemos de un equipo físico para conservar lo que hicimos.
• son accesibles: al tener todo en un mismo lugar, podemos buscar en base a distintos criterios en base a cómo estamos categorizando la información, o por palabras clave directamente.
• Son gratuitas: al margen que la mayoría ofrece una mejora del servicio en base a un costo escalable, podemos siempre quedarnos con la versión básica.
Voy a describir algunas en base a mi experiencia usándolas, pero existen muchas más, con sus particularidades, y lo ideal es investigar cuál es la mejor en nuestro caso:
• Trello (https://trello.com/): es la más visual de todas ya que organiza las tareas por tableros, en los cuales podemos poner texto, archivos (fotos, videos, PDF y lo que se nos ocurra), listas de tareas y fecha de vencimiento. Además podemos agregar a los implicados directos en cada tarea, al margen de que compartamos la plataforma con un equipo más grande, y etiquetarla con distintos labels y colores. También se pueden hacer comentarios y favoritear tableros.
• Slack (https://slack.com/): esta herramienta está más enfocada en la conversación dentro de un equipo, la cual se organiza en 3 formatos. Por un lado tenemos los ya conocidos chats privados y chats grupales privados. Pero además nos ofrece un diferencial: canales separados por temáticas, que son públicos (o sea que todos pueden ver el contenido) pero a los cuales podemos o no suscribirnos (recibir notificaciones cuando haya actividad). Esto puede usarse para segmentar las conversaciones de un equipo, o para cosas más banales, como unificar el pedido al delivery.
• Evernote (https://evernote.com/intl/es-latam/): su foco son las notas personales, sincronizadas a lo largo de todos nuestros dispositivos, con posibilidad de guardar audios, fotos, texto, links, etc. Pero su función de compartir libretas lo convierte en una herramientas de colaboración, y además tiene funciones como recordatorios, check lists y chat. Además podemos filtrar las notas por ubicación geográfica donde las creamos o la etiquetas que le pusimos.
• Asana (https://asana.com/): sin dudas es una de las herramientas más completas para organizar un equipo. Esta plataforma permite subir tareas asociadas a un proyecto, completarlas con una descripción y fecha de entrega, y asignarlas al responsable de realizarlas. Cada tarea tiene seguidores, que reciben notificaciones cuando se hacen comentarios sobre la tarea y cuando la tarea se completa. Podemos ver las tareas según el proyecto, la persona asignada o etiquetas que le agregamos. Esto además podemos verlo en formato de lista o calendario. Una gran ventaja de esta plataforma es que se integra al mail, pudiendo, por ejemplo, comentar sobre una tarea respondiendo al mail que nos notificó de su creación o un comentario anterior.
Así que ya no hay excusas para seguir con las pilas de papeles, cuadernos y agendas tirados por ahí: ahora podemos organizarnos y comunicarnos con nuestro equipo de trabajo o estudio a través de nuestra computadora, Smartphone o Tablet, de forma mucho más eficiente, y usar el tiempo que nos sobra para seguir mirando videos de gatitos
Clarisa Lucciarini
Directora Creativa en PIMOD
Twitter: @ClarisaLu